Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stadt Schwarzheide im Zusammenhang mit der Durchführung des Kassen- und Vollstreckungswesen

 

gemäß Artikeln 13 und 14 Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

 

 

Die vorliegende Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten gibt Auskunft über die informationspflichtigen Angaben, die für alle Verarbeitungstätigkeiten der Verantwortlichen im Zusammenhang mit der Durchführung des Haushalts- und Kassenwesens nach der Kommunalen Haushalts- und Kassenverordnung (KomHKV) zutreffend sind.

 

 

1. Kontaktdaten

 

1.1 Verantwortliche

 

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

 

Stadt Schwarzheide

Der Bürgermeister

Ruhlander Straße 102

01987 Schwarzheide

Telefon: 035752/85-0

E-Mail:

Internet: www.stadt-schwarzheide.de

 

 

1.2 Verantwortliche Stelle

 

Zweckmäßigerweise werden die personenbezogenen Daten durch die nachfolgend bestimmte Stelle innerhalb der Behörde verarbeitet:

 

Stadt Schwarzheide
Fachbereich Kämmerei/Kasse
Ruhlander Straße 102

01987 Schwarzheide

Telefon: 035752/85-0

E-Mail:

 

 

1.3 Datenschutzbeauftragte/r

 

Die Verantwortliche hat eine/n Datenschutzbeauftragte/n gemäß Art. 37 DSGVO benannt:

 

Stadt Schwarzheide

Datenschutzbeauftragte

Ruhlander Straße 102

01987 Schwarzheide

Telefon: 035752/85-0

E-Mail:

 

 

2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

 

Die Daten werden zum Zwecke der Durchführung des Kassen- und Vollstreckungswesen und zur Umsetzung der Anforderungen nach der KomHKV verarbeitet.

Voranzustellen ist, dass die Verarbeitungstätigkeit im Zusammenhang mit dem Kassen- und Vollstreckungswesen im Wesentlichen ein nachgelagerter Verarbeitungsprozess von vorausgehenden Verarbeitungstätigkeiten anderer Bereiche ist, für welche die Verantwortliche die Aufgabenträgerin ist. Es bildet jedoch eine losgelöste Aufgabe und damit einen eigenständigen Zweck im Sinne der DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitungstätigkeiten ergibt sich aus Art. 6 (1) lit. c DSGVO i. V. m. § 5 (1) BbgDSG und den nachfolgend benannten Rechtsvorschriften.

 

 

2.1 Stadtkasse (einschl. Vollstreckung)

 

• Durchführung Zahlungsverkehr, Annahme der Einzahlungen und Leistung der
  Auszahlungen, Verwaltung der Finanzmittel sowie Belegbearbeitung und
  Zahlungsdokumentation (§ 38 (1) S. 1 KomHKV)

 

• Mahnung und Beitreibung von Forderungen, einschl. Vollstreckung (§ 38 (1) S. 2
  KomHKV i. V. m. §§ 17 (2) und 21 Verwaltungsvollstreckungsgesetz Brandenburg;
  VwVGBbg)
  Die Vollstreckungsbehörde darf demnach auch ihr bekannte Daten bei der
  Vollstreckung anderer öffentlich-rechtlicher Geldleistungen verwenden.

.

• Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Nebenforderungen (§ 38
  (4) KomHKV)

 

• Verwahrung von Wertgegenständen (§ 39 (1) KomHKV)

 

• Belegverwaltung

 

 

2.2 SEPA-Lastschriftmandate

 

Die Abgabe von SEPA-Lastschriftmandaten erfolgt freiwillig. Die damit einhergehende Verarbeitungstätigkeit der erforderlichen personenbezogenen Daten beruht auf der Einwilligung betroffener Personen. Die Rechtsgrundlage bildet Art. 6 (1) lit. a DSGVO.

 

Sofern die Verantwortliche Daten zu einem anderen als dem ursprünglich angegebenen Zweck verarbeitet, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 13 (3) DSGVO informiert.

 

 

3. Erhebung von Daten bei Dritten

 

Grundsätzlich erhebt die Verantwortliche personenbezogene Daten bei der betroffenen Person. Davon abweichend ist die Verantwortliche befugt, personenbezogene Daten bei Dritten zu erheben (Information gem. Art. 14 DSGVO):

 

• Auskünfte von Dritten zur Feststellung eines für die Vollstreckung erheblichen
  Sachverhaltes, wenn die Sachverhaltsaufklärung durch den Vollstreckungs-

  schuldner nicht zum Ziel führt oder keinen Erfolg verspricht (§ 21 (2) VwVGBbg)

 

Erhebt die Verantwortliche darüber hinaus ausnahmsweise Daten bei Dritten, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert.

 

 

4. Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten

 

Die Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten ergeben sich aus den Regeln des Zahlungsverkehrs sowie den Haushaltswirtschaftsgrundsätzen, insb. den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (§ 32 (2) KomHKV) und der Belegpflicht (§ 34 (4) KomHKV). Eine Nichtbereitstellung der Daten führt dazu, dass Zahlungen nicht verbucht werden können.

 

In Zweckerfüllung der Vollstreckungsbehörde ergibt sich die Pflicht zur Bereitstellung von sachdienlichen Hinweisen aus § 21 (2) VwVGBbg und kann bei Nichterfüllung ggf. mit Zwangsmitteln durchgesetzt werden.

 

 

5. Empfänger/-kategorien personenbezogener Daten

 

Die Verantwortliche übermittelt personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit Einwilligung der betroffenen Person.

 

Personenbezogene Daten, die zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, werden an die Kreditinstitute übermittelt, um die Auszahlungen den Zahlungsempfänger/innen zuordnen zu können. Ferner werden regelmäßig personenbezogene Daten zu Zwecken der Rechnungsprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Oberspreewald-Lausitz verarbeitet (§§ 101 ff. BbgKVerf).

 

 

Innerhalb der Organisation der Verantwortlichen erfolgt ein Austausch personenbezogener Daten, um die Zahlungsvorgänge in den erforderlichen Fällen zuzuordnen.

 

 

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

 

Im Zusammenhang mit den unter Nr. 2 genannten Zwecken erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung. Insbesondere werden die Daten der Zahlungsabwicklung nicht zu Zwecken des Ratings oder sonstigen personenbezogenen Bonitätsprüfungen genutzt.

 

 

7. Speicherfristen

 

Die Verantwortliche wird personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie

dies für die Erreichung des unter Nr. 2 genannten Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben.

 

Sofern keine anderweitigen, einzelfallbezogenen oder fachrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten, speichert die Verantwortliche die Daten gemäß § 37 (2) S. 2 KomHKV zehn Jahre ab dem 1. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres (Art. 5 (1) lit. e i. V. m. Art. 17 (3) lit. b, e DSGVO).

 

Speichert die Verantwortliche personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung von Aufbewahrungsfristen, erfolgt für diese eine Einschränkung der Verarbeitung.

 

 

8. Betroffenenrechte

 

Sofern nicht besondere Vorschriften entgegenstehen, werden der betroffenen Person nachfolgende Betroffenenrechte eingeräumt, die (ausgenommen Punkt 8.5) zweckmäßigerweise bei der unter Punkt 1.2 oder, sofern diese nicht bekannt ist, bei der unter Punkt 1.3 benannten Stelle geltend zu machen sind.

 

 

8.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung

 

Jede betroffene Person hat

 

a) neben dieser allgemeinen und der ergänzenden Informationen zur Verarbeitungs-
    tätigkeit nach Art. 15 DSGVO einen individuellen Auskunftsanspruch über ihre durch
    die Verantwortliche verarbeiteten personenbezogenen Daten, insb. über deren Inhalt
    sowie individuelle Angaben zu den Punkten 2 bis 8 dieser allgemeinen Information,

 

b) nach Art. 16 DSGVO das Recht, von der Verantwortlichen die Berichtigung von
     unrichtigen oder die Ergänzung von unvollständigen personenbezogenen Daten
    zu verlangen,

 

c) den Anspruch, die Verantwortliche zur Löschung der betreffenden personenbezogenen
    Daten nach Art. 17 DSGVO aufzufordern und
 

d) unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der
    Datenverarbeitung zu fordern.

 

 

8.2 Widerspruch

 

Die betroffene Person kann aus Gründen einer besonderen Situation der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nach Art. 6 (1) lit. e DSGVO widersprechen, sofern die Verantwortliche keine schutzwürdigen Gründe für eine weitere Verarbeitung nachweisen kann.

 

 

8.3 Datenübertragbarkeit

 

Erfolgt die Verarbeitung mithilfe eines automatisierten Verfahrens auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person, so kann sie die Bereitstellung ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bei der Stelle unter Punkt 1.2 verlangen.

 

 

8.4 Widerrufsrecht

 

Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht (bspw. für die Zweckerfüllung nach Punkt 2.4), hat sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht informiert.

Die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitungstätigkeiten einschließlich daraus resultierender gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bleiben rechtmäßig.

 

 

8.5 Beschwerderecht

 

Jede betroffene Person hat das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechts bei nachfolgender Behörde zu beschweren:

 

Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg

Stahnsdorfer Damm 77

14532 Kleinmachnow

Telefon: 033203/356-0

Fax: 033203/356-49

E-Mail:

Internet: www.lda.brandenburg.de

 

 

9. Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes

 

Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch die Verantwortliche eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Verletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt die Verantwortliche die betroffene Person darüber.